Doc Talent offre ad aziende ed enti pubblici la possibilità di sfruttare i vantaggi offerti dalla conservazione documentale sostitutiva, attribuendo valore legale al documento in formato file, consentendo così l'eliminazione della sua versione cartacea.
Che cosa significa conservazione sostitutiva?
Conservare digitalmente i documenti aziendali significa sostituire il documento cartaceo con l'equivalente documento in formato digitale e conservarlo nel tempo, eliminando la carta.
Si tratta quindi di sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La conservazione documentale consente la completa gestione di ogni tipo di documento, fiscale o meno, sia esso di origine cartacea o digitale. Nel primo caso, Doc Talent si prende cura per voi di acquisire i documenti stampati (fatture, bollette, ordini,...) avviando così il processo di "dematerializzazione" tramite scansione, finalizzato all’ archiviazione sostitutiva elettronica in sostituzione a quello cartaceo.
Doc Talent vi assiste anche con la conservazione digitale di documentazione attiva (in uscita), che enti pubblici o aziende producono, così come con la documentazione passiva (in entrata), che sarà archiviata in modalità automatica o scansionata con finalità di digitalizzazione e memorizzazione nella banca dati.
La sicura conservazione e la totale tracciabilità e reperibilità dei documenti nel tempo, garantisce da un lato la possibilità di rilevare e segnalare eventuali mancanze o duplicati, dall'altro, quella di esibirli facilmente a fronte di un’eventuale richiesta proveniente dagli organi competenti.
Ecco alcuni vantaggi della conservazione documentale sostitutiva:
- riduzione dello spazio necessario, grazie al notevole snellimento dei volumi
- messa in sicurezza dei dati
- facile e precisa reperibilità di qualsiasi documento
- risparmio sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione
Completa l'offerta di Doc Talent la possibilità di avere i documenti firmati e marcati temporalmente utilizzando certificati di firma anche disponibili su Server Remoti HSM (Hardware Security Module).
